Sharepoint – a freakin’ glorified file server

Сейчас мы выбираем ECM (Enterprise Content Management, система управления информацией предприятия) для нашей компании. У нас есть wiki (на движке DokuWiki), файловый сервер (на базе Samba под linux), на котором мы храним документы, система прав, доступ в интранет по vpn и набор скриптов, которые запускаются из консоли (ssh) для создания/удаления пользователей, проектов, etc. Сейчас пришло время привести все это хозяйство в порядок. Планируем поставить ECM систему, а также NAS (network access storage).

На данный момент выбираем между Microsoft Sharepoint Services (а не Microsoft Sharepoint Server 2007, который стоит около 4,000$), Jive Express и SocialText. Критерии нашего выбора: наличие необходимого функционала, а также, конечно, высокий уровень юзабилити.

На днях нашел интересную статью в персональном блоге, где человек описывает свой опыт внедрения Sharepoint на предприятии. Он возглавлял IT-отдел, и непосредственно отвечал за внедрение Sharepoint. Вот эта заметка. Человек достаточно эмоционально описывает юзабилити проблемы Sharepoint.

Надеюсь, что этот мой перевод кому-нибудь также пригодится.

——————— Start ———————————–
Добиться понимания и использования социального софта обычными пользователями может быть очень сложно, но Micrsoft Sharepoint Server 2007 имеет настолько огромное количество опций и настроек, что пользователи боятся использовать его. Я не раз наблюдал, как пользователи с выпученными глазами сидят и в ступоре смотрят на Sharepoint. Обычно у пользователей есть хоть какие-то идеи по поводу того, как выполнить задачу и поэтому они ходят по сайту туда-сюда в надежде найти ответ. Это может привести к двум вещам: они или откажутся от поиска решения или (самые стойкие) попросят помощи у IT-отдела своей компании.

Например, на моей прошлой работе один менеджер хотел получить такой функционал: «страничка, где мы сейлзы могли искать или публиковать контакты своих партнеров». Он попытался сделать эту страницу сам, и когда он звал меня на помощь, он повторял по кругу: «я не понял, как оно работает», потом после моего ответа: «а, точно!», потом «подожди, что-то я не понял» и так несколько раз. Он не понимал, что ему нужно использовать для имплементации своего функционала: блог, вики, библиотеку документов, виджеты или кастомный контрол data sheet (прим. пер.: речь, грубо говоря, о дата-гриде).

Хорошая новость в том, что он уже понимал как работают блоги, вики, и библиотека документов в Sharepoint. Но дата-грид чуть не взорвал ему голову своей сложностью. Он изучил и другие возможности по моей наводке, но он все никак не мог решиться: что же ему лучше использовать для своей маленькой crm-системки. Полностью ему не подходила ни одна возможность и все они не обладали возможностью совместной работы над данными.

И он был полностью прав: у него было 50 вариантов хранения информации, но все они были сильно похожи друг на друга и ни один из них не давал нужного уровня коллаборационизма. Конечно, он мог включить контроль версий для профилей партнеров, но что ему действительно было нужно – это шарить профили партнеров со своими коллегами. Резюме здесь такое: в Sharepoint вы не сможете сделать этого без проблем.

Все компоненты Sharepoint существует отдельно в своих собственных мирках. У вас может быть дискуссия, но объединить с wiki вы ее не можете. Вы можете редактировать документ впятером, (прим. перев. но не так как в Google Wave), но вы не увидите кто внес последнее изменение в документ, и, самое важное, зачем.

Путаница вокруг интеграции Sharepoint в организацию поистине выросла до размеров эпидемии. Sharepoint стал самой популярной темой для запросов в службу поддержки нашей компании. Большинство запросов было на тему «Как мне сделать это». Люди не понимали Sharepoint.

Мы надеялись, что апгрейд с Sharepoint 2003 до Sharepoint 2007 и улучшение юзабилити новой версии Sharepoint помогут адаптации пользователей. Мы написали кучу мануалов, рассылали письма с советами по работе Sharepoint и даже перевели всю документацию по IT и по HR на Sharepoint, чтобы привязать людей еще сильнее к Sharepoint. Мы думали так: если пользователи будут изо дня в день работать с общей документацией в Sharepoint (например, с IT FAQs, etc.), они станут чувствовать себя более комфортно в Sharepoint, работая со своей специфичной функциональностью. Я даже начал вести блог со своими коллегами из IT отдела, который периодически читала вся наша компания.

Это не сработало. Люди так и остались в режиме read-only в Sharepoint: они только читали документацию, но никакой совместной деятельности не вели. И я решил прибегнуть к последнему средству… пицце. Я разослал приглашение всем сотрудникам компании. «Приходите и угощайтесь пиццой, а также узнайте все секреты Sharepoint».

85 человек слушали мою презентацию, и наслаждались пиццой. Я специально представил реальные сценарии использования Sharepoint, которые мы вовсю используем в нашей компании. Моя аудитория была очень вежливой, внимательной и заинтересованной. Они задавали кучу вопросов и многие задержались на 30 минут, чтобы услышать ответы на свои вопросы. Было очевидно: они хотели, наконец, начать использовать Sharepoint. Они изголодались по совместной работе! Моя презентация закончилась самыми искренними словами благодарности и аплодисментами.

Я проводил также собрание с начальниками отделов (15 человек), которые попросили меня прояснить некоторые нюансы по работе с Sharepoint. Я ответил на множество вопросов и предложил каждому персонально выделить 2 часа своего времени, чтобы помочь с настройкой Sharepoint под их персональные нужды. То есть другими словами, все, что им нужно было сделать, так это поделиться со мной своим видением и после это я бы сделал всю настройку Sharepoint вместо них.

Стоит сказать, что следующий месяц я был очень занят. Я установил и настроил за это время кучу рабочих узлов и помог людям поработать в Sharepoint с реальными задачами.

Знаете, что у нас получилось в итоге? Страшный и набитый данными файловый сервер.

Мы закачали тысячи Word и Excel документов в различные узлы Sharepoint. Некоторые наши ребята даже сконвертировали свои документы Excel в кастомные дата-гриды. Получился Excel в браузере (точнее – редактируемый Excel в браузере). Круто, но не совсем те крутые перемены, которых ожидал я.
• Дискуссии? Ноль
• Блоги отделов? 1 (IT отдел)
• Личные блоги? Ноль
• Личные узлы? Только 12 из 325 сотрудников (и большинство опять же из IT отдела)

Спустя 1 год после апгрейда до Sharepoint 2007, все что у нас получилось – коллекция файлов, размещенных в MS SQL. Конечно, их стало проще просматривать, искать, сортировать и использовать всякими разными способами. Но, блин, предполагалось, что люди начнут выполнять в Sharepoint совместную работу. Почему проектные команды не взаимодействовали через Sharepoint? Где люди, которые бы работали вместе в Sharepoint?

Когда я пришел работать в Jive, я наконец понял что такое совместная работа. Сотрудники на самом деле работали совместно и добивались результатов, благодаря продукту Clearspace (теперь это Jive SBS). В первый же день моей новой работы я написал в блог, принял участие в нескольких дискуссиях разных отделов и создал несколько документов… и все в течение одного рабочего дня.

Как это возможно? В чем причина такого успеха? It was easy to use. И совсем не похоже на Sharepoint, где вы кликаете все вокруг в надежде получить нужный вам результат.

Sharepoint – это грузовик, а clearspace – автобус с реактивным двигателем и кожаными сидениями.

Как-нибудь в будущем я напишу об управлении Sharepoint с точки зрения администратора. Кстати, я уже придумал название для статьи: «Sharepoint: Not the IT Answer»

——————— End ———————————–

После всего прочитанного выше, мы, тем не менее, поставим базовую версию Sharepoint в интранете, и посмотрим сами, что из себя представляет этот зверь.

 Понравилась заметка? Подписывайся на обновления блога!
           

      ЖЖ  E-mail  RSS