На данный момент выбираем между Microsoft Sharepoint Services (а не Microsoft Sharepoint Server 2007, который стоит около 4,000$), Jive Express и SocialText. Критерии нашего выбора: наличие необходимого функционала, а также, конечно, высокий уровень юзабилити.

На днях нашел интересную статью в персональном блоге, где человек описывает свой опыт внедрения Sharepoint на предприятии. Он возглавлял IT-отдел, и непосредственно отвечал за внедрение Sharepoint. Вот эта заметка. Человек достаточно эмоционально описывает юзабилити проблемы Sharepoint.

Надеюсь, что этот мой перевод кому-нибудь также пригодится.

——————— Start ———————————–
Добиться понимания и использования социального софта обычными пользователями может быть очень сложно, но Micrsoft Sharepoint Server 2007 имеет настолько огромное количество опций и настроек, что пользователи боятся использовать его. Я не раз наблюдал, как пользователи с выпученными глазами сидят и в ступоре смотрят на Sharepoint. Обычно у пользователей есть хоть какие-то идеи по поводу того, как выполнить задачу и поэтому они ходят по сайту туда-сюда в надежде найти ответ. Это может привести к двум вещам: они или откажутся от поиска решения или (самые стойкие) попросят помощи у IT-отдела своей компании.

Например, на моей прошлой работе один менеджер хотел получить такой функционал: «страничка, где мы сейлзы могли искать или публиковать контакты своих партнеров». Он попытался сделать эту страницу сам, и когда он звал меня на помощь, он повторял по кругу: «я не понял, как оно работает», потом после моего ответа: «а, точно!», потом «подожди, что-то я не понял» и так несколько раз. Он не понимал, что ему нужно использовать для имплементации своего функционала: блог, вики, библиотеку документов, виджеты или кастомный контрол data sheet (прим. пер.: речь, грубо говоря, о дата-гриде).

Хорошая новость в том, что он уже понимал как работают блоги, вики, и библиотека документов в Sharepoint. Но дата-грид чуть не взорвал ему голову своей сложностью. Он изучил и другие возможности по моей наводке, но он все никак не мог решиться: что же ему лучше использовать для своей маленькой crm-системки. Полностью ему не подходила ни одна возможность и все они не обладали возможностью совместной работы над данными.

И он был полностью прав: у него было 50 вариантов хранения информации, но все они были сильно похожи друг на друга и ни один из них не давал нужного уровня коллаборационизма. Конечно, он мог включить контроль версий для профилей партнеров, но что ему действительно было нужно – это шарить профили партнеров со своими коллегами. Резюме здесь такое: в Sharepoint вы не сможете сделать этого без проблем.

Все компоненты Sharepoint существует отдельно в своих собственных мирках. У вас может быть дискуссия, но объединить с wiki вы ее не можете. Вы можете редактировать документ впятером, (прим. перев. но не так как в Google Wave), но вы не увидите кто внес последнее изменение в документ, и, самое важное, зачем.

Путаница вокруг интеграции Sharepoint в организацию поистине выросла до размеров эпидемии. Sharepoint стал самой популярной темой для запросов в службу поддержки нашей компании. Большинство запросов было на тему «Как мне сделать это». Люди не понимали Sharepoint.

Мы надеялись, что апгрейд с Sharepoint 2003 до Sharepoint 2007 и улучшение юзабилити новой версии Sharepoint помогут адаптации пользователей. Мы написали кучу мануалов, рассылали письма с советами по работе Sharepoint и даже перевели всю документацию по IT и по HR на Sharepoint, чтобы привязать людей еще сильнее к Sharepoint. Мы думали так: если пользователи будут изо дня в день работать с общей документацией в Sharepoint (например, с IT FAQs, etc.), они станут чувствовать себя более комфортно в Sharepoint, работая со своей специфичной функциональностью. Я даже начал вести блог со своими коллегами из IT отдела, который периодически читала вся наша компания.

Это не сработало. Люди так и остались в режиме read-only в Sharepoint: они только читали документацию, но никакой совместной деятельности не вели. И я решил прибегнуть к последнему средству… пицце. Я разослал приглашение всем сотрудникам компании. «Приходите и угощайтесь пиццой, а также узнайте все секреты Sharepoint».

85 человек слушали мою презентацию, и наслаждались пиццой. Я специально представил реальные сценарии использования Sharepoint, которые мы вовсю используем в нашей компании. Моя аудитория была очень вежливой, внимательной и заинтересованной. Они задавали кучу вопросов и многие задержались на 30 минут, чтобы услышать ответы на свои вопросы. Было очевидно: они хотели, наконец, начать использовать Sharepoint. Они изголодались по совместной работе! Моя презентация закончилась самыми искренними словами благодарности и аплодисментами.

Я проводил также собрание с начальниками отделов (15 человек), которые попросили меня прояснить некоторые нюансы по работе с Sharepoint. Я ответил на множество вопросов и предложил каждому персонально выделить 2 часа своего времени, чтобы помочь с настройкой Sharepoint под их персональные нужды. То есть другими словами, все, что им нужно было сделать, так это поделиться со мной своим видением и после это я бы сделал всю настройку Sharepoint вместо них.

Стоит сказать, что следующий месяц я был очень занят. Я установил и настроил за это время кучу рабочих узлов и помог людям поработать в Sharepoint с реальными задачами.

Знаете, что у нас получилось в итоге? Страшный и набитый данными файловый сервер.

Мы закачали тысячи Word и Excel документов в различные узлы Sharepoint. Некоторые наши ребята даже сконвертировали свои документы Excel в кастомные дата-гриды. Получился Excel в браузере (точнее – редактируемый Excel в браузере). Круто, но не совсем те крутые перемены, которых ожидал я.
• Дискуссии? Ноль
• Блоги отделов? 1 (IT отдел)
• Личные блоги? Ноль
• Личные узлы? Только 12 из 325 сотрудников (и большинство опять же из IT отдела)

Спустя 1 год после апгрейда до Sharepoint 2007, все что у нас получилось – коллекция файлов, размещенных в MS SQL. Конечно, их стало проще просматривать, искать, сортировать и использовать всякими разными способами. Но, блин, предполагалось, что люди начнут выполнять в Sharepoint совместную работу. Почему проектные команды не взаимодействовали через Sharepoint? Где люди, которые бы работали вместе в Sharepoint?

Когда я пришел работать в Jive, я наконец понял что такое совместная работа. Сотрудники на самом деле работали совместно и добивались результатов, благодаря продукту Clearspace (теперь это Jive SBS). В первый же день моей новой работы я написал в блог, принял участие в нескольких дискуссиях разных отделов и создал несколько документов… и все в течение одного рабочего дня.

Как это возможно? В чем причина такого успеха? It was easy to use. И совсем не похоже на Sharepoint, где вы кликаете все вокруг в надежде получить нужный вам результат.

Sharepoint – это грузовик, а clearspace – автобус с реактивным двигателем и кожаными сидениями.

Как-нибудь в будущем я напишу об управлении Sharepoint с точки зрения администратора. Кстати, я уже придумал название для статьи: «Sharepoint: Not the IT Answer»

——————— End ———————————–

После всего прочитанного выше, мы, тем не менее, поставим базовую версию Sharepoint в интранете, и посмотрим сами, что из себя представляет этот зверь.

В процессе поиска материалов про интранет-решения, зашел на сайт Якоба Нильсена и нашел его ежегеодный отчет об интранет-решениях. И решил перевести, вдруг кому-то еще пригодится этот материал.

Оригинал: 10 best intranets of 2009

——————

Коротко: Интранет-решения становятся все более важными для организаций благодаря улучшению средств для совместной работы. Размеры команд, поддерживающих интранет, растут на 12% в год. Платформы для интранет-решений становятся все более целостными. Лидирует решение MS Sharepoint. Улучшение юзабилити интранет-продуктов увеличивает их посещаемость на 106%.

Подбедители в номинации самый удобный интранет за 2009 год:
1) Altran – агенство по проектированию и инновациям (Франция)
2) AMD – производитель процессоров (США)
3) BASF SE – химическое производство (Германия)
4) COWI A/S – группа компаний по консультации по вопросам проектирования, окружающей среде и экномике (Дания)
5) Deloitte Touche Tohmatsu (DTT) – сетевая компания, оказывающая услуги по финансовому консультированию
6) ERM – один из мировых лидеров по консультированию в области окружающей среды
7) HSBC – банк Бразилии
8) Kaupthing Bank – банк Исладнии
9) L.L.Bean – производитель одежды и оборудования для отдыха
10) McKesson Corporation – производитель лекарств и различного медицинского оборудования

Deloitte Touche также выиграл в 2002 году благодаря интранету своего филиалу в Австралии, но в этом году победил глобальный инранет Deloitte Touche. И таким образом, Deloitte Touche присоединяется к элитной группе компаний, которые побеждали дважды в номинации «лучший интранет». Кроме Deloitte Touche, в эту групп входит только Cisco Systems.

Каждый год мы находим отличные интранет-решения в разных сферах бизнеса. В этом году в списке отметились новые страны и регионы: Латинская Америка, Дания, Франция и Исландия. Германии и США традиционно присутствуют в нашем списке. У нас есть и другой рекорд: благодаря глобализации экономики, у нас в списке есть компании, которые не имеют штаб-квартиры в какой-либо конкретной стране.

Сфера консультирования наиболее полно представлена в этом году – 3 победителя. Это факт не случаен: консультанты имеют дело с большими массивами знаний, которыми проще управлять благодаря интранетам с инструментами по совместной работе.

Рост бюджетов на интранет
Как показывают последние несколько лет, большие компании доминируют среди победителей. Средняя компания этого года имеет 37,500 сотрудников. Несмотря на это, небольшие компании, как например Kaupthing Bank с 3,200 сотрудников, тоже могут выиграть. Для хорошего UX не нужно огромных бюджетов – требуется концентрация на потребностях пользователей ПО.

Один из основных трендов нашего ежегодного исследования состоит в том, что команды, обслуживающие интранет-продукты, становятся больше. Согласно графику, в 2001 году, когда мы начали эти исследования, размер средней команды был равен 6 человек, сегодня средний размер команды – 14 сотрудников.

Тем не менее, как и с размером компании, вам не нужно иметь большую команду, чтобы выиграть. В этом году один победитель имеет команду из 5 человек, а другой – 6. В прошлом у нас среди победителей были команды из 1 и 2 человек.

Несмотря на то, что средний размер команды равен 14, это достаточно мало для большой компании, состоящей из 37,500 человек. Можно привлечь внешних специалистов, если в этом есть необходимость. Сегодня доминирующий подход состоит в том, чтобы привлечь несколько консультантов или компаний для настройки или обслуживания некоторых частей интранета, но при этом оставить общий контроль над продуктом внутри организации.

В этом году, интранеты 6 из 10 победителей были спроектированы сотрудниками компании совместно с оутсорсерами. Оставшиеся 4 компании разработали свои интранеты полностью своими силами. Ни один из интранетов не был разработан исключительно внешними компаниями, несмотря на то, что этот подход доминировал в прошлом.

Это позитивный тренд – брать на себя полный контроль над своим интранет-решением и выделять на ресурсы на построение интранет-команд. В этом случае, команда получает бесценный опыт по работе пользователей с интранетом. Однако не все компании могут позволить себе создать команду, которая сможет полностью обслуживать интранет. И существует по крайней мере 3 причины периодически обращаться к внешним консультантам:
1) Чтобы получить свежий, независимый взгляд на интранет. У людей, работающих над одним проектом в течение многих лет, замыливается глаз и появляются привычки, благодаря которым они используют одни и те же паттерны работы с интранетом и не видят иных, более оптимальных.
2) Чтобы провести профессиональную экспертизу по вопросам, требующим уникальных знаний и навыков, которых нет у сотрудников компании.
3) Чтобы разгрузить своих сотрудников во время авралов (во время глобального редизайна интранета или для быстрого внедрения интранета в компании).

Важность интранета
Рост интранет-команд и переход на полностью внутреннее обслуживание интранет-решений, повышает эффект влияния интранета на бизнес-процессы компаний.

Интранет сегодня используется не только для хранения телефонов сотрудников и руководств для HR-менеджеров, хотя эти компоненты остаются критически важными. COWI, например, реализовал функциональность по поиску общих интересов между просматриваемым профилем сотрудника и другими сотрудниками компании (интересная комбинация персонализации, социальной сети и традиционных каталогов сотрудников).

Благодаря росту команд, обслуживающих интранет, растет и функциональная насыщенность интранет-решений. Простой статистический факт, который подтверждает это: объем отчета в этом году составил 473 страницы (на 326% больше чем первый отчет в 2001 году и на 31% больше чем прошлогодний отчет). Чем больше размер команды, тем больше места нужно для описания проектов победителей нашего конкурса.

Еще один индикатор роста стратегической важности интранета состоит в том, что команда победителей (из компании ERM) подчиняется напрямую главе предприятия. В прошлом, большинство интранет-команд подчинялось IT-директорам или руководителям по корпоративным коммуникациям. Но в этом году важность интранета в глазах топ-менеджеров очевидно выросла и это прослеживается во многих компаниях из нашего списка. И этот факт мы наблюдаем в тех компаниях, которые рассматривают интранет как средство для совместной работы своих сотрудников, способное повысить эффективность бизнеса.

Средства для совместной работы
Интранет-продукты, которые победили в этом году, существенно расширили свою функциональность в том, что касается инструментов для совместной работы и элементов социальной сети. Хотя это во многом следование моде на web 2.0 сайты, эти функции в интранет имеют большую полезность, нежели в Интернет, так как сотрудники организаций не склонны к генерации информационного шума и спама, в отличие от пользователей открытых социальных сетей.

Самый примечательный пример – интранет компании Deloitte Touche Tohmatsu, в котором сотрудники могут публиковать свои собственные видео-ролики. Чем не корпоративный YouTube?

Также налицо расширение функционала, связанного с профилями пользователей. При этом функции проектируются с учетом рабочих целей и потребностей, а не для комментирования персональных фотографий или для дейтинга. Конечно, нужно отслеживать функционал открытых социальных сетей, но его необходимо кастомизировать для интранет-продуктов.

Большая часть наших победителей поддерживает блоггинг для руководителей. Но это не новая фича, в прошлом мы уже видели такие блоги. Например, в HSBC (банке Бразилии) блог генерального директора был запущен в 2005 году и с тех пор его просмотрели 2,000,000 раз, сотрудники компании опубликовали порядка 8000 комментариев – то есть 1 комментарий на 250 просмотров. Эти показатели совместимы с теми, которые мы уже получили ранее в другом исследовании, о степени участии пользователей в сообществах (http://www.useit.com/alertbox/participation_inequality.html). Вы можете использовать эти результаты для оценки эффективности блога вашего CEO. Однозначно, это функция стала стандартной в интранет-продуктах.

Другой пример получившей признание функции (в компании ERM) – интерактивные форумы. Форум получил статус мега-важного инструмента в ERM, потому что позволяет консультантам компании быстро опубликовать вопросы и получить ответы из любой точки мира. Технология форума позволяет избавить от спама, который генерировали раньше списки рассылок компании. Это позволило повысить продуктивность сотрудников, потому что теперь их не прерывают по тем вопросам, на которых они не специализируются. Еще одна выгода форума – он позволяет в короткие сроки сформировать коммерческое предложение для клиентов, за счет совместной работы в том числе.

Персонализация и кастомизация
Как показывают наши победители, функционал по персонализации становится все сложнее. Самая передовая фича – предоставить каждому сотруднику ту информацию, которая непосредственно относится к его работе и личным интересам. Если показывать всё и всем, то в конечном итоге или люди перестануть воспринимать этот белый шум, или будут тратить время впустую на изучение бесполезных для них материалов.

Простейшая кастомизация порой может вызвать большой рост продуктивности. Например, в компании McKesson, сейлзы могут создавать «Мой список товаров» и «Мои предпочтения» – это избавляет их от необходимости просматривать огромные списки товаров и опций. Это особенно полезно, когда вы на телефоне с клиентом и вам нужно сконцентрироваться на сделке, а не навигации по сайту.

В AMD пользователи могут настраивать ссылки прямо в глобальном меню, что позволяет более эффективно интегрировать персональные предпочтения пользователя в архитектуру сайта, по сравнению с блоком “Quick links»”.

Мультиязычные интранеты также повышают удобство работы сотрудников. Так, например, основные элементы интерфейса в интранете компании BASF доступны на 13 языках. Некоторые другие победители также имеют поддержку локализации, которая распространяется намного дальше того, что вы можете видеть на большинстве Интернет сайтов.

Технологическая платформа: начало унификации
Ранее единственным общим моментом был тот факт, что на рынке не было универсальной платформы для разработки хороших интранет-решений. Победители использовали невероятно широкий спектр решений от разных производителей.

Этот момент еще присутствует в этом году, но уже в значительно меньшем объеме.
Среди решений-победителей, многие построены на основе одной платформы, которая интегрирует множество полезных функций, таких, например, как CMS (система управления контентом) и поиск. Некоторые решения включают некоторые специфические инструменты, например – веб-аналитику. Если мы рискнули заглянуть в будущее, то наверняка эти инструменты по анализу посещаемости вошли бы в основные платформы интранет-решений.

В сумме, решения 10 победителей были построены на базе 26 различных продуктов, существенно меньше чем 41 в 2008 или 49 в 2009. Самое удивительное в том, что половина интранет-решений в нашем списке основаны на Sharepoint и особенно на последней редакции этого решения – MOSS (Microsoft Office SharePoint Server 2007). Как показывает график, популярность Sharepoint сильно выросла за последние несколько лет. Это особенно удивительно, если учесть что за 2003-2006 года, интранет-решения победителей совсем не использовали старые версии Sharepoint.

Несмотря на большой рост популярности SharePoint, судя по нашему списку борьба за пальму первенства еще не закончилась. Другие хорошие интранет-решения также предлагают решения, которыми активно пользуются в организациях. Примеры таких решений: Autonomy, Google Search
и WebTrends.

Рост юзабилити
На протяжении всего нашего 9-летнего исследования, мы постоянно наблюдали рост популярности юзабилити и человеко-центрированных подходов. График показывает какие методы юзабилити использовались при разработке интранет-решений из наших списков победителей. Особо примечательно видеть как часто стали использовать дешевые методы, такие как бумажное прототипирование.

Для оценки ROI проектов по редизайну интранет-решений, команды чаще всего используют такие метрики как число пользователей, визитов, просмотров страниц. Среди победителей текущего года, прирост составил в среднем 106%. Это примерно тот же уровень роста, как и в прошлые годы: средний уровень роста за 2005-2008 годы составил 110%.
В L.L. Bean провели исследование и сравнили эффективность старого и нового дизайна. Старый интранет имел success rate равным 67% и среднее время на задачу равное 1 минуте и 52 секунде. Новый интранет имеет success rate равный 88% и среднее время выполнения задачи равное 54 секунды. Другими словами, пользователь в новом дизайне может выполнить за час в два раза больше задач на сайте.